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Prozessautomatisierung für KMU
Analyse. Bewertung. Umsetzung.
Viele Abläufe im Mittelstand sind über Jahre gewachsen: ein bisschen Excel, ein bisschen E-Mail, ein Zettel für die Freigabe. Prozessautomatisierung macht daraus einen Ablauf, der nachvollziehbar läuft – ohne dass jemand daran denken muss.
Ausgangslage
Wo Zeit in Prozessen verloren geht
Die größten Zeitfresser sind selten spektakulär. Dieselbe Kundennummer wird in drei Systemen von Hand eingegeben. Eine Bestellung wandert per E-Mail zur Freigabe, bleibt im Urlaub liegen und wird nachgefragt. Niemand sieht auf einen Blick, in welchem Status ein Vorgang gerade steckt.
Solche Medienbrüche erzeugen Wartezeiten, Fehler und Rückfragen. Sie lassen sich oft ohne KI beheben – mit sauber verbundenen Systemen und klaren Regeln.
Anwendungsfälle
Typische Ansatzpunkte
- 01
Daten
Doppelte Erfassung vermeiden
Eingaben einmal machen und automatisch in alle Systeme übernehmen, die sie brauchen.
- 02
Freigabe
Freigaben digital abbilden
Anfragen gehen automatisch an die richtige Person, mit Erinnerung und nachvollziehbarem Ergebnis.
- 03
Aufgaben
Aufgaben verteilen
Neue Vorgänge werden anhand von Regeln dem passenden Mitarbeiter oder Team zugeordnet.
- 04
Status
Status sichtbar machen
Ein Überblick, in welchem Schritt sich Aufträge, Anfragen oder Reklamationen gerade befinden.
- 05
Formulare
Formulare weiterverarbeiten
Eingaben aus Formularen lösen direkt die nächsten Schritte aus, statt in einem Postfach zu landen.
- 06
Erinnerung
Fristen und Nachfassen
Wiedervorlagen, Prüftermine und Rückmeldungen werden automatisch angestoßen.
Vorgehen
Analyse, Bewertung, Umsetzung.
Wir gehen in drei Schritten vor: erst verstehen, dann einschätzen, dann – wenn es sich lohnt – umsetzen.
Potenzial besprechen- 01
Analyse
Wir zeichnen den Ablauf so auf, wie er tatsächlich läuft – mit allen Umwegen. Daran sieht man oft schon, was überflüssig ist.
- 02
Bewertung
Wir rechnen Aufwand gegen Nutzen und prüfen, ob erst der Prozess vereinfacht werden sollte, bevor automatisiert wird.
- 03
Umsetzung
Die Automatisierung wird schrittweise eingeführt, getestet und dokumentiert, sodass Ihr Team sie versteht und nutzen kann.
Gut zu wissen
Erst den Prozess klären, dann automatisieren
Ein schlechter Ablauf, der automatisiert wird, bleibt ein schlechter Ablauf – nur schneller. Deshalb steht am Anfang immer die Frage, ob ein Schritt überhaupt nötig ist.
Wo Eingaben nicht einheitlich sind, etwa bei Freitext-E-Mails, hilft zusätzlich KI-Automatisierung. Ob das für Ihren Prozess sinnvoll ist, klärt die KI-Potenzialanalyse.
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